Khi trao đổi thông tin hoặc thảo luận về vấn đề với đội nhóm thì việc diễn đạt ý tưởng, luồng đi của ứng dụng rất là trừu tượng (Đặc thù ở công việc phát triển phần mềm). Vì stakeholders mà mình sẽ trao đổi là các đội nhóm như: Developer, QC, Product Owner, và các stakeholder non-tech sẽ, Do đó, sẽ có những khó khăn:

• Rào cản về trình độ (level), Bias về trải nghiệm, và business domain của stakeholder đó
• Người có thể nắm bắt vấn đề nhanh, người hiểu chậm

Nói nôm na sẽ giống như trường hợp thực tế khi mình mô tả căn phòng của mình với bạn mình (họ không hề biết căn phòng mình trước đó) như thế này: “Phòng tui màu xanh, bạn đi lên lầu, quẹo trái xong rẽ phải, sau đó đi thẳng, nhìn vào tủ, nhìn xéo phía bên trái, mở tủ ra, %$%!@#!@3123”.

Sẽ rất trừu tượng đúng không? Chưa kể khi thảo luận thì mọi người sẽ nói rất say mê và việc có thể hiểu hết 1 lượng lớn thông tin tại 1 thời điểm thì khó mà có thể nắm bắt hết được.

Và nhiều sẽ có trường hợp vì “không dám hỏi, sợ hỏi bậy” của các bạn Junior là: “À ừm, em hiểu rồi”. Mặc dù, người trình bày đã ngầm hiểu rằng bạn đã hiểu. Và sau khi bạn out-put ra kết quả thì lại không khớp với những gì mình đã trao đổi với nhau.

Tất cả những yếu tố đó dẫn đến cách hiểu về thông tin hoàn toàn khác nhau. Cách làm việc đó sẽ dễ xảy ra tình trạng “Ông nói gà, bà nói Vịt”.

Và tất cả những việc trên đánh đổi ở đây là thời gian để trao đổi lại từ đầu, tiến độ công việc chậm trễ,… Đặc biệt là sẽ bị sếp la =)))

Mình cũng không ngoại lệ, thời mới đi làm thì khi diễn giải 1 vấn đề nào đó, mình cứ việc nói và người nghe vẫn cứ nghe. “Luôn luôn lắng nghe, mãn đời mới hiểu”. Sau một khoảng thời gian, thì mình may mắn được anh Leader ở công ty đầu tiên hướng dẫn cho cách sử dụng bảng trắng để brainstorm thì mình như được khai sáng.

*Ngoài lề: Rất cảm ơn anh Danh đã khai sáng, nếu anh đọc được post này.

Quay lại câu chuyện giải thích về câu chuyện mô tả căn phòng phía trên, thì chỉ cần hệ thống hóa lại thông tin để trình bày hoặc tốt nhất vẽ lên những ý tưởng bất chợt trên đầu để mô tả về đó thì việc trao đổi sẽ trở nên thuận tiện hơn, dễ tiếp cận hơn.

*Và nếu bạn vẽ đẹp, khả năng cao người ta sẽ nhớ sâu hơn (maybe) =)))

Nguồn: iStock

Tuy nhiên, cách mình trình bày như thế nào trên bảng trắng sao cho hiệu quả thì đó sẽ là 1 câu chuyện khác. Mình sẽ bàn sâu hơn ở 1 bài viết khác.

Ví dụ về cách mô tả về các thông tin

Ví dụ vẽ flow. Nguồn: Unsplash

Còn đây là công việc thực tế của mình khi brainstorm cùng các stakeholders ở be.

Quá trình brainstorm khi mình còn làm việc tại MoMo

Ưu điểm: Việc sử dụng bảng trắng thì khi làm việc nhóm thì bảng đủ to để tất cả team có thể nhìn thấy được. Phù hợp làm việc với team

Nhược điểm: Phải đi bôi sau khi sử dụng =)))

Ngoài ra thì nếu văn phòng bạn không có sẵn bản trắng thì 1 tờ giấy A4 hoặc 1 cuốn sổ tay sẽ rất giúp ích trong việc diễn giải hay trình bày 1 vấn đề gì đó. Đặc thù công việc của mình là UX designer thì trong tay mình sẽ luôn thủ sẵn 1 cuốn sổ tay để lúc thuận tiện thì có thể vẽ bậy… À không, vẽ flow =))))

Đây là cách mình mô tả sơ về cách vận hành của hệ thống chấm công → Cách mình thường xuyên sử dụng

Còn bảng trắng quá bình thường với bạn thì mình recommend bạn sử dụng bảng điện tử =)))). $$$

Còn đây là khi mình mô tả 1 giao diện (UI) gồm những thành phần nào ở trang. Cách này mình sẽ ít khi sử dụng vì nó khá là tốn thời gian, trừ khi là stakeholder mình thật sự rất chưa hiểu rõ mình sẽ sử dụng cách này

Ưu điểm: Đối với giấy hoặc sổ thì bạn tiện dụng mang đi lại, phù hợp trình bày đơn lẻ

Nhược điểm: Tốn tiền mua giấy, sổ nếu vẽ nhiều =))). Khó khi trình bày cho đội nhóm nhiều người xem (cả team phải căng mắt ra dòm vào cuốn sổ nhỏ xíu)

Ngoài ra thì các công cụ trên digital như Figma, FigJam,… cũng rất tiện lợi để thay thế bảng trắng vật lý. Sẽ có rất là nhiều Tool trên mạng, phần này bạn Google search thêm nha

Đây là workspace ở Figma mình trình bày khi meeting online, vẽ nguệch ngoạc trực tiếp để giải thích vấn đề với stakeholder luôn. Nếu bạn làm việc remote thì bạn nên Master skill này

Ưu điểm: Đối với digital thì cân cả việc trình bày đơn lẻ hoặc đội nhóm, vì digital thì không thiếu không gian để trình bày, đảm bảo tất cả người xem để có cái nhìn Full HD cho dù làm việc remote hoặc on-site và dễ dàng lưu lại thông tin (version logs)

Nhược điểm: Tốn tiền mua license phần mềm =))). Nhiều người không quen làm việc trên này sẽ không có smooth như làm việc trên bảng trắng vật lý

Và 1 điều lưu ý là vẽ nguệch ngoạc, xấu cũng không sao hết, miễn sao khi bạn đang trình bày thì người nghe có thể nắm bắt được câu chuyện là được (Key takeaway). Nên tránh si mê vẽ đẹp mà quên mất đi trọng tâm của việc trao đổi thông tin thì mọi thứ đổ sông, đổ biển.

Có vẽ xấu đi nữa nhưng khi bạn đã trình bày vấn đề đó rồi, sau này khi xem lại hình ảnh đó (nguệch ngoạc) thì ít nhiều bạn cũng sẽ khơi gợi lại được ký ức về những thông tin mình đã trao đổi.

Hy vọng bài chia sẻ giúp ích được mọi người. Peace!